Writing formal emails in English

cómo escribir "informal emails"

Hoy en día, para comunicarnos con amigos o familiares, lo que más utilizamos son cosas tan actuales como el WhatsApp o incluso cualquier red social como Instagram o Facebook. Por esta razón, hoy en día ya no es tan común escribir emails personales 📧 como solíamos hacer hace un par de años, antes de la llegada de los smartphones.

Sin embargo, los correos electrónicos sí que siguen siendo una de las formas de contacto preferidas para usar en el ámbito laboral. Son bastante útiles y cómodos, y los podemos mandar, entre otras cosas, para comunicarnos con nuestros jefes y compañeros o para enviar documentos importantes o necesarios.

Por ello, en el blog de hoy vamos a centrarnos en frases y expresiones y algunos do’s and don’ts que nos ayudarán al redactar un email formal en inglés 🇬🇧, cuando trabajemos en alguna empresa internacional o tengamos que contactar con clientes o socios extranjeros, o incluso si estamos buscando trabajo y tenemos que enviar una carta de aplicación.

1. Cómo empezar el email:

Cuando vamos a empezar a escribir un email, nos suele asaltar la duda 🤔 de como hacerlo. Pues bien, ahora vamos a ver las diferentes formas que podemos utilizar a la hora de comenzar:

Si sabemos el nombre de la persona a la que escribimos:

  • Dear Mr / Ms / Miss / Mrs (apellido de la persona),

TIP: a la hora de decidir cual de estas abreviaturas ✍ usar, debemos tener en cuenta si es hombre (en ese caso usamos Mr siempre) o si es mujer soltera (usamos Miss), casada (usamos Mrs) o si bien no sabemos su estado matrimonial (en ese caso usamos Ms).

Si NO sabemos el nombre de la persona, o si es hombre o mujer:

  • Dear Sir / Madam,
  • To whomever it may concern,

2. El cuerpo del email:

A la hora de adentrarnos en el cuerpo del email, si conocemos a la persona podemos empezar deseándoles que estén bien 😊:

  • I hope this email finds you well
  • I hope you are well / all is well

Y continuar con la razón por la que hemos decidido escribir este correo electrónico:

  • I am writing to you to ask …
  • I am writing to you regarding / concerning …
  • I am writing to you about …

Si estamos contestando a un email anterior, podemos empezar refiriéndonos a este último contacto entre ti y la otra persona 💬:

  • Thank you for your email about …
  • Thank you for your quick reply …
  • Thank you for finding the time to write to me …

DON’TS: Muchas veces hay personas que para comenzar sus emails utilizan el present simple ❌ en lugar del present continuous ✔. ¡Debemos tener mucho cuidado con esto y procurar no hacerlo! Un ejemplo de este común error sería: I send you this email…, cuando realmente debería ser I am sending this email…

3. Cómo pedir información en nuestro email o hablar sobre un adjunto:

Muchas veces en nuestros emails debemos pedir información ❔ sobre algo que nos hace falta o que queremos conocer, para esto podemos usar frases como:

  • Could you please send me information about … ?
  • If possible, I would like to know / to have some information about …
  • I would be grateful if you could give me some information / details about …
  • I would appreciate if you could tell me about …

Otras veces somos nosotros los que debemos enviar algún documento adjunto 📨 con nuestro email, y debemos mencionarlo dentro del cuerpo del correo:

  • Please, find attached …
  • Enclosed please find …
  • The requested document is attached to this email
  • Please, see the attached document for more details …
  • The enclosed documents show …

4. Cómo finalizar el email:

A la hora de finalizar nuestro email 📝, debemos continuar en la misma línea de formalidad. Podemos acabar con alguna frase en la que digamos que esperamos una respuesta, como, por ejemplo:

  • I look forward to hearing from you soon
  • I look forward to receiving the requested information
  • I would appreciate if you could answer this email as soon as possible
  • I await your response at your earliest convenience

Y finalmente la firma:

  • Yours sincerely,
  • Yours faithfully,

TIP: si hemos empezado el email con Dear + el nombre de la persona, debemos usar “Yours sincerely”, mientras que si hemos decidido comenzar con Dear Sir / Madam o To whomever it may concern debemos usar “Yours faithfully”.

5. Do’s and don’ts:

Debemos recordar que al escribir un email formal hay ciertas cosas que debemos respetar 🙇, como:

  • No usar contracciones en el email
  • Debemos escribir nuestro nombre al completo debajo de la firma
  • Debemos usar preguntas indirectas (“Could you please tell me …?) en vez de preguntas directas
  • Escribe emails directos y concisos, es importante que tu correo sea claro para la persona que lo va a leer
  • Recuerda siempre releer tu email antes de enviarlo para revisar que no haya ningún error

Formal and informal emails workshops:

Si queréis seguir aprendiendo sobre los emails formales además de como escribir emails informales, os invito a que os unáis a alguno de nuestros dos workshops 👩‍🏫 sobre este tema.

El primero será el día 26 de junio a las 18.00 ⏱ (hora canaria) y durará 2 horas. Afianzaremos como escribir emails formales e informales, su estructura, frases más comunes a la hora de escribirlos, así como errores más frecuentes al redactar emails, entre otras cosas.

El segundo tendrá una duración de 6 horas, y tendrá lugar los días 30/7, 31/7 y 1/8. En este curso se verán estos temas de forma más intensiva.

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Después de estos workshops, ¡escribirás emails en inglés como un pro 💪!

Estefanía

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